پخش زنده اخبار
با وجود روش‌های مختلف ارسال و دریافت اسناد مختلف، فکس همچنان هم رسمیت و هم اعتبار بیشتری نسبت به سایر روش‌ها دارد. ارسال یا دریافت قراردادهای تجاری، اسناد حقوقی و حتی تأییدیه‌های مختلف، به صورت سریع و امن، می‌تواند در ایجاد یک معامله موفق یا از دست دادن فرصت‌ها نقش داشته باشد. فکس یکی از ابزارهای قدیمی که سال‌ها است بخشی جدایی‌ناپذیر از دفاتر اداری به شمار می‌رود. اما با پیشرفت فناوری و ورود فکس ابری یا فکس اینترنتی به بازار، سؤال مهمی مطرح می‌شود که: «آیا فکس سنتی همچنان بهترین گزینه است یا فکس ابری (فکس اینترنتی) می‌تواند جایگزین کارآمدتری باشد؟»
در این مقاله، هدف ما این است که با نگاهی واقع‌بینانه، به شما کمک کنیم تا انتخابی هوشمندانه برای ارسال و دریافت اسناد مهم در کسب‌وکار خود داشته باشید. اگر شما هم دغدغه‌ی کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و سازگاری با روندهای دیجیتال دارید، این مقایسه می‌تواند راهگشای شما باشد.
فکس سنتی: ابزاری قدیمی برای ارسال و دریافت سند
عمر فکس سنتی، به دهه ۱۹۶۰ میلادی برمی‌گردد و این سرویس بر پایه دستگاه‌های فیزیکی و خطوط تلفن ثابت کار می‌کرد. در این روش، اسناد ابتدا اسکن می‌شدند و سپس با سیگنال‌های الکتریکی و خط تلفن ثابت به دستگاه فکس گیرنده انتقال داده می‌شدند. فکس سنتی در زمان خودش، بسیار مزیت داشت، از جمله: سادگی استفاده برای کاربران با دانش مختلف، سازگاری با سیستم‌های کامپیوتری قدیمی و عدم نیاز به دانش فنی پیشرفته، روش سریعی ارسال اسناد محرمانه.
بسیاری از اداره‌ها یا دفترکارهای کوچک و متوسط در ایران همچنان از دستگاه فکس برای ارسال قراردادها، فاکتورها و مدارک مهم استفاده می‌کنند، زیرا براساس تجربه چند ساله به این روش خو گرفته‌اند و اطمینان کافی به آن دارند.
معایب و محدودیت‌های فکس سنتی
با این وجود، معایب و محدودیت‌های فکس سنتی در دنیای دیجیتال امروز، بیشتر به چشم می‌آید. اولین محدودیت فکس سنتی، هزینه‌های پنهان و آشکاری است که بابت خرید دستگاه فکس، کارتریج جوهر، کاغذ و حتی تعمیرات دوره‌ای باید برای آن پرداخت. این هزینه‌ها می‌تواند بخشی از بودجه ماهانه را مصرف کند.
از طرف دیگر تصور کنید که در ساعات شلوغ اداری، دستگاه فکس سنتی از کار بیفتد، نه تنها زمان را از دست می‌دهید بلکه ممکن است فرصت تجاری یا ارتباطی را هم از دست بدهید.
همچنین، فکس سنتی به مکان فیزیکی محدود است؛ و امکان دریافت یا ارسال فکس در تعطیلات یا زمانی که در دفترکار نیستید، وجود ندارد. ممکن است کاغذهای چاپ‌شده‌ی اسناد مهم، گم شوند یا در دسترس افراد غیرمجاز قرار بگیرد، همچنین مسئله بایگانی این حجم از اسناد کاغذی زمان، فضا و انرژی زیادی را نیاز دارد.
از نظر اصول حفظ محیط زیست، فکس سنتی با نیاز به دستگاه، کاغذ و جوهر، به تولید زباله بیشتر و آلودگی محیط زیست و قطع درختان کمک می‌کند. طبق آمارهای جهانی، در سازمان‌های اداری سالانه میلیون‌ها تن کاغذ مصرف می‌شود که سهم قابل توجهی از آن به فکس‌های سنتی مربوط است. خوشبختانه با توجه به افزایش آگاهی به مسئولیت حفظ محیط زیست، کسب‌وکارها به دنبال فناوری هستند که هم اقتصادی باشد و هم با طبیعت سازگار باشد.
سرعت پایین ارسال و دریافت فایل در فکس سنتی، از دیگر محدودیت‌های فکس سنتی برای عصر دیجیتال است و باعث شده برخی به جای فکس به سمت ارسال فایل‌ها در پیام‌رسان‌ها بروند. که این روش امن و معتبر نیست.
فکس ابری: دیجیتالیزه‌شدن ارتباطات اداری
اما فناوری فکس ابری بر پایه اینترنت ابری (cloud) کار می‌کند و از اینترنت ابری برای ارسال و دریافت انواع مختلف اسناد استفاده می‌شود. فکس ابری به دستگاه فکس فیزیکی نیاز ندارد و حتی با گوشی یا کامپیوتر امکان ارسال و دریافت فکس است.
مزایای فکس ابری چیست؟
اولین مزیت فکس ابری، عدم وابستگی به فضای فیزیکی، دشتگاه فکس و کاغذ است. یعنی هر جایی که باشید و در هر زمانی، راحت فکس ارسال یا دریافت می‌کنید. این ویژگی برای کسب‌وکارهای دورکار یا بین‌المللی، ویژگی طلایی است.
مزیت دوم، صرفه‌جویی در هزینه است. نیازی به پرداخت هزینه برای خرید دستگاه، کاغذ، شارژ کارتریج و تعمیرات و نگهداری دستگاه نیست. همه فایل‌ها به صورت دیجیتال ارسال می‌شوند و به جای داشتن انبار کاغذ و اسناد، فایل‌های دریافتی در یک پوشه کامپیوتر یا یک حافظه قابل حمل نگهداری می‌شود. تنها لازم است هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه فکس اینترنتی بپردازید.
از نظر سرعت ارسال و دریافت، فکس ابری بسیار سریع‌تر از فکس سنتی است. امنیت هم در سطح بالایی قرار دارد و با امکان کنترل دسترسی کاربران و پشتیبان‌گیری ابری، ریسک از دست رفتن داده‌ها به حداقل می‌رسد.
همچنین، فکس ابری دوستدار محیط زیست است؛ چون نه زباله الکترونیکی را افزایش می‌دهد نه به کاغذ و جوهر نیاز دارد. برای کسب‌وکارهایی که با حجم بالایی از اسناد سروکار دارند، مانند شرکت‌های حقوقی، پزشکی یا بازرگانی، فکس اینترنتی بهره‌وری را بالاتر می‌برد چون نیازی به صرف زمان برای دسته‌بندی اسناد و آرشیو آنها نیست.
سناریوهای واقعی: چطور فکس ابری کسب‌وکار را تغییر می‌دهد
برای درک بهتر عملکرد فکس اینترنتی، به بررسی چند سناریو واقعی می‌پردازیم.
فرض کنید صاحب کلینیک پزشکی هستید، چطور از فکس اینترنتی می‌شود استفاده کرد: فکس سنتی برای ارسال نتایج آزمایش‌ها، با ریسک از دست رفتن کاغذها و صرف زمان زیاد، راهکار درستی نیست. اما فکس ابری با رمزگذاری و ارسال سریع (تنها با یک کلیک) امنیت بیماران را حفظ می‌کند و همچنین با آرشیوسازی دیجیتال، دسترسی سریع به سابقه را فراهم می‌کند.
در دفاتر حقوقی، وکیل‌ها اغلب در دادگاه هستند و نمی‌توانند برای دریافت یک سند به دفتر برگردند. با فکس ابری، اسناد مهم و محرمانه با بهترین کیفیت به طور مستقیم به تلفن همراه آنها ارسال می‌شود. حتی برای فروشگاه‌های آنلاین یا آفلاین که نیاز به تأیید سفارشات و دریافت فاکتور دارند، فکس ابری هزینه‌های ارسال اسناد را کاهش می‌دهد.
سرویس فکس ابری «دفتر شما»: راهکاری ایرانی برای نیازهای مدرن
در میان ارائه‌دهندگان متعدد فکس ابری، «دفتر شما» به عنوان یکی از اولین شرکت‌های ارائه‌کننده‌ی راهکارهای ارتباطات ابری برای کسب و کارها، سرویس فکس ابری را ارائه کرده است. «دفتر شما» با بیش از 11 سال فعالیت، تمرکز خود را بر سادگی، امنیت و مقرون‌به‌صرفه بودن سرویس‌ها قرار داده است. فکس ابری در دفتر شما هم به عنوان یک سرویس مجزا با خط تلفن اختصاصی ارائه می‌شود و همچنین روی خط تلفن ابری دفترشما نیز فعال‌سازی می‌شود تا همه ارتباطات سازمانی روی یک خط ثابت برآورده شود.
یکی از ویژگی‌های سرویس فکس ابری «دفتر شما»، انتخاب شماره ثابت تهران با پیش‌شماره‌های معتبر (مانند ۷ یا ۲) است که به کسب‌وکار شما اعتبار حرفه‌ای می‌بخشد. کاربران می‌توانند فایل‌های PDF، JPG یا JPEG را به راحتی بارگذاری و ارسال کنند، و تمام فایل‌های ارسالی و دریافتی در یک پنل دفترشما، آرشیو می‌شود.
یکی از نقاط قوت فکس ابری دفتر شما، ارسال خودکار فکس‌های دریافتی به ایمیل شخصی یا همکاران است، بنابراین نیازی به چک مداوم پنل برای دریافت فکس‌ها نیست. علاوه بر این، امکان زمان‌بندی ارسال فکس‌ها برای ساعات غیرکاری، به ویژه برای شرکت‌هایی با مشتریان بین‌المللی، بسیار مفید است.
در نهایت، انتخاب بین فکس ابری و فکس سنتی بستگی به نیازهای خاص کسب‌وکار شما دارد، اما روندها واضح است: فکس ابری با مزایای سرعت، امنیت، صرفه‌جویی و پایداری، آینده ارتباطات اداری را شکل می‌دهد. اگر هنوز به فکس سنتی چسبیده‌اید، حالا وقت ارزیابی مجدد است. «دفتر شما» با سرویس فکس ابری خود، راهکاری بومی و قابل اعتماد ارائه می‌دهد که می‌تواند تحول‌آفرین باشد.
