فردای اقتصاد: در دنیای کسب‌وکارها همیشه شاهد موج اخراج‌ها و تعدیل نیروها بوده‌ایم. و حوزه‌ای که در تعدیل نیروها مورد غفلت قرار می‌گیرد، معمولا برقراری درست ارتباط است. آنچه به کرات در ارتباطات مربوط به تعدیل نیروها و اخراج‌ها مشاهده می‌شود، اشتباهاتی از این دست است:
۱- به موقع ارتباط برقرار نمی‌شود یا این ارتباط بیش از حد طولانی می‌شود و به موقع تمام نمی‌شود.
۲- در انتقال پیام متناقض هستند.
۳- با همه مخاطبان لازم ارتباط برقرار نمی‌شود.
۴- فاقد حس آزاد بودن و صداقت هستند.
۵- لحن صحیحی ندارند.
اولویت نخست در تعدیل نیرو باید این باشد که با کارکنان تعدیل نیروشده با احترام و مشفقانه رفتار شود. مدیران اجرایی همچنین باید نگران تأثیر آن بر کارمندان باقی‌مانده و شهرت شرکت باشند. اینجاست که ارتباط، نقش حیاتی ایفا می‌کند. ملاحظاتی کلیدی در برنامه‌ریزی و اجرای ارتباطات موثر برای تعدیل نیرو وجود دارد. باید یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید. به محض اینکه تیم مدیریت تصمیم بگیرد که تعدیل نیرو ضروری است، منابع انسانی و رئیس ارتباطات شرکت باید همکاری خود را در برنامه ارتباطات آغاز کنند. عناصر ضروری عبارتند از:
پایه و اساس
پایه و اساس یک تعدیل نیرو باید شامل توضیحی روشن، صادقانه و قانع‌کننده در مورد اینکه چرا این اقدام ضروری است، باشد. از جمله بحث در مورد گزینه‌های دیگری که قبلاً اتخاذ شده یا رد شده‌اند (به عنوان مثال، مرخصی، کاهش حقوق، مرخصی بدون حقوق، واگذاری‌ها). شرکت‌هایی که از سابقه و فرهنگ باز در فضای کسب‌وکار برخوردارند، کار آسان‌تری را برای درک کارمندان در درک چرایی اقدامات لازم خواهند داشت. وقتی کارمندان از این خبر غافلگیر می‌شوند، کمتر پذیرای توضیح هستند.
پیامهای کلیدی
این پیام‌ها باید شامل یک خلاصه مختصر از آنچه مردم باید در مورد اقدامات انجام شده بدانند و بفهمند، باشد، با تأکید ویژه بر آنچه برای کارکنان تحت تأثیر انجام می‌شود. همچنین یک چشم‌انداز آینده‌نگر از این که چگونه این اقدام به طور مثبت شرکت را در آینده حفظ می‌کند، و همچنین یک طرح کلی از هرگونه تغییر برنامه‌ریزی‌شده در استراتژی یا ساختار سازمان، باید وجود داشته باشد.
مخاطبان
مطمئناً کارمندان بخش مهمی هستند، اما شما باید افراد یا گروه‌های دیگری را که می‌خواهید به آنها اطلاع دهید، شناسایی کنید، مانند: شرکای تجاری؛ سرمایه‌گذاران؛ رسانه‌های محلی، ملی و تجاری؛ تحلیلگران بازار و مالی؛ و مقامات محلی برای تقویت ثبات. پیامهای خاص مخاطب را به حداقل برسانید. شما باید فرض کنید که هر چیزی که در داخل شرکت نوشته یا گفته می‌شود در یک مقطع و به شکلی، عمومی خواهد شد. بنابراین از قبل برنامه‌ریزی کنید و پرسش‌ها و پاسخ‌ها را پیش‌بینی کنید. ایجاد یک بخش پرسش متداول که می‌تواند به دست رهبر سازمان، مدیران خط مقدم و هر کس دیگری که ممکن است این سوالات را دریافت کند، برسد، اغلب مفید است.
مراحل عملی
بسیار مهم است که جزئیات گسترش ارتباط در مورد تعدیل نیرو را از قبل برنامه‌ریزی کنید. این کار باید از اطلاع‌رسانی به کارکنان آسیب‌دیده و از جمله اقداماتی که به دنبال آن جلسات انجام شود، شروع شود. اغلب این موارد عبارتند از: اطلاع‌رسانی به کل شرکت قبل از شروع اطلاع‌رسانی‌های شخصی، برگزاری یک جلسه برای کارکنان باقی‌مانده، ارسال ایمیل‌ها در سطح شرکت؛ توزیع اسناد مربوط به جداشدن این افراد از گروه؛ اطلاعیه‌های وب سایت؛ و پست‌های شبکه‌های اجتماعی.
مدیران خط مقدم، رهبر ارشد تیم و بخش IT خود را آماده کنید.
به همان اندازه که درست کردن استراتژی و پیام‌رسانی مهم است، آماده‌سازی کسانی که پیام‌ها را ارائه می‌کنند نیز به همان اندازه مهم است. مهمترین آنها مدیران خط مقدم هستند که باید اخبار بد را به کارکنان آسیب‌دیده برسانند. بیشتر مدیران برای ارائه اخباری مانند این به آموزش نیاز دارند، زیرا احتمالاً قبلاً هرگز مجبور به انجام این نقش نبوده‌اند.
علاوه بر آموزش و مربیگری، می‌توانید ابزارهایی مانند متن مکتوب پیشنهادی برای استفاده در جلسات با کارمندان تحت تأثیر قرار دهید. (البته، آموزش باید شامل توصیه‌هایی در مورد نحوه استفاده از پیام به گونه‌ای باشد که صمیمیت و همدردی اصیل را منتقل کند و فقط تکرار پیامی از پیش تعیین‌شده نباشد.) پیام باید شامل منطق و نکات کلیدی طرح ارتباطی باشد. ضروری است که هر آنچه در مورد تعدیل نیرو در جلسات اطلاع‌رسانی گفته می‌شود کاملاً با اظهارات ارائه شده در سایر مکان‌ها و قالب‌ها مطابقت داشته باشد. پرسش‌های متداول با پاسخ‌های پیشنهادی نیز ابزار ارزشمندی است.
در حالی که مدیران میانی ممکن است به شدت درگیر این فرآیند باشند، درگیری رهبری ارشد سازمان هم باید قابل‌مشاهده باشد. مدیر عامل باید سخنگوی اصلی این اعلام باشد. در روز اعلام، تمامی اعضای تیم اجرایی در محل حضور داشته باشند. همچنین باید از قبل نکات کلیدی صحبت و پرسش‌های متداول در اختیار آنها قرار گیرد. به یاد داشته باشید که حتی مدیران دپارتمان‌های بدون اخراجی همچنان از اعضای تیم خود پرسش‌هایی دریافت می‌کنند، بنابراین آنها نیز باید آماده باشند.
توالی رویدادها را در روز اخراج نیروها هماهنگ کنید.
توالی رویدادها در روز اعلام باید به دقت هماهنگ شود:
۱. یک اطلاعیه برای همه کارمندان ارسال کنید و به آنها اطلاع دهید که اخراج در آن روز اعلام خواهد شد و به آنها توصیه کنید که مراقب دعوتنامه‌های تقویم باشند، دعوتنامه‌هایی که در کوتاه‌ترین زمان ممکن ارسال می‌شوند.
۲.دعوتنامه‌های جلسه را برای کارمندان آسیب‌دیده ارسال کنید. جلسات اطلاع‌رسانی باید جلسات خصوصی بین کارمند و مدیر مستقیم آنها (یا یک سطح بالاتر اگر خود مدیر مستقیم هم تحت تأثیر قرار گرفت) و یک نماینده منابع انسانی باشد. این جلسات نباید بیش از ۲۰ دقیقه طول بکشد. اگر تعدیل نیرو غافلگیر کننده است، گاهی اوقات شخص آسیب‌دیده اخبار را پردازش می‌کند و اطلاعات مهم در مورد حقوق و مزایای خود را دریافت نمی‌کند، بنابراین نماینده منابع انسانی باید برای پرسش‌های بعدی در دسترس باشد.
۳. بلافاصله پس از جلسات اعلان، یک جلسه همه‌جانبه با حضور کلیه نفرات (حضوری، ویدیویی یا هر دو) برگزار کنید. مدیر عامل باید مجری اصلی باشد. این جلسه باید:
منطق عمل را دوباره بطور خلاصه بیان کند.
افراد و بخش‌های تحت تاثیر را شناسایی کنید.
تاکید کند که هیچ اخراج دیگری برنامه‌ریزی نشده‌است.
تغییراتی که باید در سازمان، استراتژی و تمرکز شرکت ایجاد شود را به طور خلاصه بیان کند.
باید شامل پرسش و پاسخ آزاد باشد.
۴. بلافاصله پس از جلسه همه‌جانبه با حضور همه، اخبار تعدیل نیروها را به مخاطبان خارجی که در طرح ارتباطات شناسایی شده‌اند، ارائه کنید. این ممکن است شامل انتشار خبری و تماس با شرکای تجاری، سرمایه‌گذاران، تحلیلگران، یا مقامات منتخب باشد. اهمیت ارتباطات موثر در تاریخ اعلام اخراج‌ها پایان نمی‌یابد. در روزهای بعد، شرکت باید یک جلسه دیگر یا جلسات واحدی برگزار کند تا استراتژی شرکت در آینده را توضیح دهد، چه تغییراتی ایجاد شده است، چگونه نقش افراد ممکن است تغییر کند، و سایر موضوعات مهم. پرسش و پاسخ آزاد، در اینجا نیز برای اطمینان از حداکثر شفافیت و ارتباطات باز در روزهای پس از اعلام، کلیدی است. برخی از افراد پرسش‌هایی را که در ذهن دیگران است می‌پرسند، بنابراین جلسات گروهی مفید است. هدف تقویت اعتماد کارکنان به آینده شرکت و تاکید بر اهمیت مشارکت آنها در آن است.
برای کارهای هیبریدی (حضوری و دورکار)، امکانات ویژه‌ای ایجاد کنید. در عین حال که موج اخراج‌ها به اندازه کافی چالش‌برانگیز هستند، ظهور کارهای ترکیبی نیز پیچیدگی‌هایی را اضافه می‌کند.
کلام آخر
اخراج‌ها یکی از سخت‌ترین و دردناک‌ترین اقداماتی است که یک رهبر کسب‌وکار می‌تواند انجام دهد، و نحوه مدیریت آن می‌تواند تأثیری ماندگار بر شهرت شرکت و همچنین رفاه کارکنان اخراج شده و ابقای آن داشته باشد. این دلگرم‌کننده است که برخی شرکت‌ها ارتباطات شفاف، معتبر و پاسخگو را به اجرا در می‌آورند. باید جو را با شفقت در قبال کارکنان اخراجی و ترسیم چشم‌انداز مثبت برای افرادی که باقی می‌مانند، متعادل کرد. اگر اخراج‌ها با ارتباطات مؤثری مانند این موارد پشتیبانی نشود، خطر تأثیرات منفی بالاتری وجود دارد - هم برای کارکنان باقی مانده در شرکت و هم برای شهرت بلندمدت شرکت.
منبع:HBR
نویسنده: لاوری تننت
مترجم: شادی آذری حمیدیان